Una política de AI para equipos de recruiting es el conjunto documentado de reglas que rigen cómo el personal de TA y los hiring managers usan tools AI-driven — qué tools están autorizadas, para qué etapas del proceso de hiring, con qué datos de candidatos, con qué supervisión humana, y con qué disclosure a candidatos. Sin una política escrita, los equipos de recruiting adoptan tools de forma ad-hoc, lo que genera obligaciones de bias audit no declaradas bajo NYC Local Law 144, posible responsabilidad de impacto dispar del EEOC, y un conjunto de acuerdos de manejo de datos de proveedores que nadie ha revisado. Una política funcional cierra esas brechas antes de que un candidato presente una queja o un regulador solicite documentación.
Qué debe cubrir una política de AI para recruiting
Seis elementos requeridos:
- Tools autorizadas. Una lista nombrada de tools de AI aprobadas para uso en hiring, mapeadas a las etapas donde cada tool está permitida (sourcing, screening de resumes, scheduling, assessment, scoring de entrevistas). Default-deny para cualquier tool no evaluada — los recruiters no pueden probar nuevas tools con candidatos reales sin autorización.
- Clasificación AEDT. Qué tools califican como Automated Employment Decision Tools (AEDTs) bajo la definición de NYC Local Law 144 — cualquier proceso computacional que sustancialmente asiste o reemplaza la toma de decisiones discrecional en hiring. Esta clasificación determina qué tools requieren bias audits anuales y notificación a candidatos.
- Obligaciones de bias audit. Para cada AEDT en uso: si se ha completado un bias audit dentro de los últimos 12 meses, quién lo realizó, y dónde está publicado el resumen público. Los equipos que usan tools de proveedores deben confirmar que el proveedor ha completado el audit requerido y que el empleador tiene una copia de los resultados.
- Notificación a candidatos. Cuándo y cómo se notifica a los candidatos que se usará una tool de AI para evaluarlos. NYC Local Law 144 requiere al menos 10 días hábiles de aviso antes de que se use la tool, incluyendo aviso sobre qué calificaciones evaluará la tool y qué datos recopila. La política especifica el canal (job posting, email, career site) y el timing.
- Requisitos de supervisión humana. Qué outputs de AI son consultivos (muestran candidatos para revisión humana) vs. desencadenantes de decisión (auto-avanzar o auto-rechazar). La política debe especificar que las decisiones finales de hiring requieren un decision-maker humano, no solo un score de AI.
- Due diligence de proveedores. Checklist de pre-autorización para nuevas tools: data processing agreement revisado, resultados de bias audit obtenidos, documentación de datos de training solicitada, garantía contractual de no-training para PII de candidatos donde aplique.
Clasificación AEDT — qué está cubierto, qué no
Bajo NYC Local Law 144 (Final Rule, 6 de abril de 2023; enforcement efectivo 5 de julio de 2023):
Cubierto (si se usa para candidatos o empleados residentes en NYC): tools de screening de resumes que puntúan o rankean candidatos, plataformas de análisis de entrevistas en video que puntúan expresión facial o habla, screening pre-calificador basado en chatbot que descalifica candidatos según respuestas, algoritmos de candidate matching que recomiendan o rankean candidatos, y sistemas de scoring de promoción interna.
No cubierto: tools que solo transcriben, traducen, hacen scheduling, o capturan datos sin puntuar ni recomendar; cálculos estándar en hojas de cálculo; filtros de email; automatización de workflow de ATS que enruta aplicaciones sin puntuarlas.
El test clave es si la tool emite un output simplificado (score, ranking, clasificación, recomendación) en el que un decision-maker se apoya sustancialmente. Si un recruiter revisa una shortlist generada por AI y la shortlist impulsa la decisión, la tool es un AEDT. “La AI solo sugiere — los humanos deciden” no exime a la tool si la decisión humana consistentemente sigue el output de AI sin revisión independiente significativa.
Consulta con un abogado para clasificación de tools específicas en casos ambiguos, particularmente cuando la documentación del proveedor no es clara sobre si el output de la tool constituye un “output simplificado” bajo la definición del Final Rule.
Requisitos de bias audit bajo NYC LL 144
Para cada AEDT cubierta, los empleadores deben:
- Encargar un bias audit anual a un auditor independiente (sin interés financiero en el empleador o proveedor; sin participación previa en el desarrollo, uso o distribución de la tool).
- El audit debe calcular tasas de selección para categorías de raza/etnicidad y sexo, y ratios de impacto comparando la categoría más seleccionada contra cada otra categoría. El audit también debe reportar el número de individuos con raza/etnicidad y sexo desconocidos excluidos de los cálculos.
- Publicar el resumen del audit en el website public-facing del empleador antes de usar la tool para candidatos en NYC, y mantenerlo accesible por al menos tres años.
- El audit debe completarse dentro de los 12 meses del uso de la tool; se requiere re-audit anual.
Audits suministrados por el proveedor: Un proveedor puede realizar o encargar el bias audit, y el empleador puede basarse en él — pero el empleador sigue obligado a verificar que el audit fue realizado por un auditor genuinamente independiente, que el audit cubre la configuración específica de la tool usada (no una versión genérica), y que los resultados están publicados públicamente como se requiere.
Penalidades: Primera infracción hasta $500; infracciones posteriores $500–$1,500 por infracción (cada día de incumplimiento es una infracción separada).
Notificación a candidatos — el requisito operacional
NYC Local Law 144 requiere que los empleadores notifiquen a los candidatos al menos 10 días hábiles antes de que se use el AEDT. El aviso debe:
- Indicar que se usará un AEDT para evaluarlos.
- Identificar las calificaciones laborales y características que la tool evaluará.
- Indicar los tipos de datos recopilados, sus fuentes, y cuánto tiempo se retendrán.
- Proporcionar la oportunidad de solicitar un proceso de selección alternativo o acomodación (donde exista uno).
Dónde colocarlo: El aviso puede aparecer en el job posting, en el careers website de la empresa en un lugar claro y visible, o vía email directo al candidato.
Implicación operacional: Si un equipo despliega un screener de resumes por AI después de que cierran las aplicaciones y los candidatos ya han aplicado, pueden no poder proporcionar el aviso requerido de 10 días hábiles de anticipación. La política debe requerir que la notificación se incluya en el job posting original cuando se usará un AEDT en ese proceso de hiring.
Checklist de due diligence de proveedores
Antes de autorizar cualquier nueva tool de AI para uso en hiring:
- Tool clasificada como AEDT o no-AEDT (justificación documentada)
- Resultados de bias audit obtenidos del proveedor (auditor independiente, fechados dentro de los últimos 12 meses)
- El audit cubre las features específicas de la tool usadas para hiring (no un audit genérico del producto)
- Data processing agreement (DPA) ejecutado — manejo de PII de candidatos, retención de datos, cláusula de no-training sobre datos de candidatos
- Contacto del proveedor confirmado para preguntas de compliance con LL144
- Requisito de publicación: website del empleador o del proveedor — documentado qué parte publica
- Training sobre la tool completado por el personal de TA antes del go-live
El template de política
Copia, edita para tu organización y haz que un abogado lo revise antes de implementarlo.
[Nombre de la Empresa] — Política de Uso de AI para Talent Acquisition
Versión: [Número de versión] — Última revisión: [Fecha]
1. Propósito
Esta política rige cómo [Nombre de la Empresa] (“Empresa”) usa tools automatizadas y asistidas por AI en sus procesos de recruiting y hiring. Establece reglas para la autorización de tools, la notificación a candidatos, las obligaciones de bias audit, y la supervisión humana.
2. Alcance
Aplica a todos los empleados involucrados en talent acquisition — recruiters, coordinadores de recruiting, hiring managers, y personal de People Ops — y a todas las tools asistidas por AI usadas para buscar, hacer screening, hacer scheduling, evaluar, o calificar candidatos o empleados para roles abiertos.
3. Tools autorizadas y casos de uso
Solo las tools listadas en el Apéndice A (“Tools de AI Aprobadas”) pueden usarse para decisiones de hiring. Las tools que no están en esta lista no pueden probarse con candidatos reales sin aprobación previa de [líder de TA Ops / People Ops].
| Tool | Etapas permitidas | Clasificación AEDT | Bias audit completado |
|---|---|---|---|
| [Nombre de tool] | [Sourcing / Screening / Assessment / Scheduling] | [AEDT / No-AEDT] | [Sí — [fecha] / No — requerido antes de uso] |
4. Definición y clasificación de AEDT
Una tool se clasifica como AEDT si emite un score, ranking, clasificación, o recomendación derivado de machine learning, modelado estadístico, análisis de datos, o AI que sustancialmente asiste o reemplaza la toma de decisiones discrecional en hiring. Todas las clasificaciones de AEDT se documentan en el Apéndice A con la justificación de cada determinación. La clasificación se revisa anualmente o cuando la configuración de la tool cambia materialmente.
5. Obligaciones de bias audit
Todas las tools clasificadas como AEDTs deben ser auditadas anualmente por un auditor independiente. El audit debe calcular tasas de selección y ratios de impacto por raza/etnicidad y sexo. Los resultados del audit deben publicarse en [URL del website de la empresa / careers page] antes de que la tool se use para candidatos en NYC. [TA Ops / People Ops] mantiene registros de audits por un mínimo de tres años.
Para tools suministradas por proveedores: [TA Ops / People Ops] confirma anualmente que el bias audit del proveedor cubre la configuración específica del producto en uso, fue realizado por un auditor genuinamente independiente, y que los resultados están publicados públicamente como se requiere.
6. Notificación a candidatos
Los candidatos deben recibir aviso escrito al menos 10 días hábiles antes de que cualquier AEDT se use para evaluarlos. Este aviso debe indicar: (a) que se usará un AEDT; (b) qué calificaciones o características evalúa la tool; (c) qué datos se recopilan, cómo se obtienen, y cuánto tiempo se retienen; (d) que los candidatos pueden solicitar un proceso de selección alternativo o acomodación.
El lenguaje estándar de notificación aparece en el Apéndice B. La notificación se incluye en los job postings para roles donde se usará un AEDT.
7. Requisitos de supervisión humana
Los outputs de AI son inputs consultivos para los decision-makers humanos. Ningún candidato puede ser rechazado automáticamente de un proceso de hiring basándose únicamente en un score o recomendación de AI sin revisión humana. Los hiring managers no pueden avanzar o rechazar candidatos basándose únicamente en un score de AI sin revisar la información subyacente en la que se basa el score. Las ofertas finales de empleo requieren autorización humana.
8. Manejo de datos
Los datos de candidatos enviados para evaluación de AI se procesan según la [Política de Privacidad / Política de Datos de RRHH] de la Empresa. Los datos de candidatos no se usan para entrenar modelos de AI de proveedores sin consentimiento explícito del candidato. La Empresa ejecuta data processing agreements con todos los proveedores de tools de AI antes de que se procesen datos de candidatos.
9. Compliance jurisdiccional
La Empresa opera en múltiples jurisdicciones con requisitos variables de AI en hiring. NYC Local Law 144 aplica a cualquier candidato o empleado ubicado en Nueva York. El AI Video Interview Act de Illinois (AIVIA) aplica a cualquier candidato entrevistando para roles con base en Illinois, requiriendo disclosure y consentimiento antes de entrevistas en video analizadas por AI. Pueden aplicar requisitos jurisdiccionales adicionales; TA Ops mantiene un calendario de compliance. Consulta con un abogado antes de desplegar un nuevo AEDT para candidatos en una jurisdicción donde los requisitos sean inciertos.
10. Excepciones y acomodaciones
Los candidatos pueden solicitar un proceso de selección alternativo en lugar de la evaluación por AEDT. Las solicitudes deben dirigirse a [contacto de recruiting / email]. La Empresa determinará caso por caso si hay disponible un proceso alternativo. La Empresa no toma represalias contra candidatos por solicitar un proceso alternativo.
11. Training
Todo el personal de TA completa el training sobre la política de AI para hiring antes de obtener acceso a cualquier AEDT. Se requiere actualización anual. Los registros de training son mantenidos por [HR / People Ops].
12. Violaciones de política
El uso no autorizado de tools de AI no aprobadas en hiring, el no notificar a los candidatos como se requiere, o el uso de output de AI como única base para decisiones de hiring sin revisión humana son violaciones de política sujetas a [proceso disciplinario de la Empresa]. Las violaciones que involucren candidatos en jurisdicciones reguladas deben reportarse a [Legal / Compliance] dentro de [X] días hábiles.
13. Revisión de política
Esta política se revisa anualmente, o inmediatamente ante: un cambio material en cualquier AEDT autorizada; un nuevo resultado de bias audit que revele impacto dispar fuera de los umbrales aceptables; un cambio en la ley aplicable en cualquier jurisdicción donde la Empresa contrata; o una queja formal de un candidato o empleado.
Apéndice A: Tools de AI Aprobadas (mantenido por separado — enlace al sistema interno)
Apéndice B: Lenguaje Estándar de Notificación AEDT para Candidatos (mantenido por separado)
Pitfalls comunes
Depender solo del compliance del proveedor. La página de compliance del proveedor con LL144 satisface las obligaciones del proveedor, no las del empleador. El empleador debe independientemente publicar los resultados del audit y notificar a los candidatos.
Tratar “AI asiste” como no-AEDT. Si el output de AI es un score que impulsa el 90% de las decisiones de shortlisting en la práctica, la tool sustancialmente asiste en la toma de decisiones independientemente de si un humano técnicamente toma la decisión final. La realidad operacional importa, no la descripción del proceso.
Notificación única enterrada en términos. El requisito de aviso anticipado de 10 días hábiles es por candidato, por uso de AEDT. Una disclosure general en la política de privacidad general de la empresa no lo satisface.
Política sin audit trail. La política debe estar documentada, versionada y reconocida por el personal de TA. “Les decimos a las personas que no usen tools no aprobadas” no es una política; es una expectativa que crea responsabilidad en lugar de reducirla.
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