Legal-Hold-Stack für Daten im KI-Zeitalter — Prompts, Chat und verlinkte Dateien

Ihr Legal-Hold-System wurde für einen Datenbestand gebaut, den es nicht mehr gibt. Es benachrichtigt Custodians, protokolliert Bestätigungen und sichert Postfächer und Dateiablagen. Währenddessen findet das Gespräch, das den Fall entscheidet, in einem Teams-Thread statt, das Dokument ist ein Link statt eines Anhangs, und die Analyse, auf die sich eine Führungskraft gestützt hat, entstand durch einen Prompt in ChatGPT und wurde nirgends gespeichert.

Drei dieser vier Datenklassen haben eine Löschuhr laufen, die von Ihrem Hold unabhängig ist. Genau dieses Problem löst dieser Stack, und es löst sich nicht durch den Kauf eines besseren Benachrichtigungs-Tools.

Die Form: Exterro ordnet den Hold an und verteidigt ihn, Microsoft Purview übernimmt die In-Place-Aufbewahrung über Microsoft 365 und die angebundenen KI-Apps, die Compliance API von ChatGPT Enterprise ist der einzige Weg zu Prompt-Daten außerhalb des Microsoft-Tenants, und Relativity ist der Ort, an dem die gesicherten Daten für das Review landen. Vier Systeme, ein Aufbewahrungsnachweis.

Wie die Teile zusammenpassen

• Exterro besitzt die Benachrichtigung und den Nachweis der Verteidigbarkeit. Custodian-Identifikation, Hold-Anordnung, Bestätigungs-Tracking, Eskalation und Aufhebung — mit dem Audit-Protokoll, das die Frage beantwortet: was haben Sie wann gesichert, und wer hat es bestätigt, falls die Angemessenheit des Holds später streitig wird. Das Legal-Hold-Modul von Exterro ist weitgehend Zapproved, im Januar 2023 übernommen; das „Exterro oder Zapproved” aus dem Queue-Eintrag ist heute also ein Anbieter, nicht zwei. Der Grund, warum es eine Tabellenkalkulation schlägt, ist die Datenkarte: über 190 Konnektoren zu Unternehmensquellen sorgen dafür, dass Benachrichtigung und Aufbewahrungsumfang gegen ein einziges Inventar auflösen, in dem steht, wo die Daten eines Custodians tatsächlich liegen.

• Microsoft Purview ist die Aufbewahrungsschicht, kein Beiwerk. Purview eDiscovery (Premium) setzt Custodian-Holds auf Postfächer und deren Datenquellen sowie nicht-custodiale Holds auf Postfächer und OneDrive-Sites. Achten Sie auf das Datum: Microsoft hat sämtliche klassischen eDiscovery-Oberflächen — klassische Content Search, klassisches eDiscovery Standard und Premium — am 31. August 2025 abgeschaltet. Wenn Ihr Aufbewahrungs-Runbook diese Masken noch benennt, benennt es Masken, die es nicht mehr gibt.

• Die Compliance API von ChatGPT Enterprise ist die KI-Datenquelle. Sie liefert jede Nutzereingabe, jede Modellausgabe und jede systemseitig eingefügte Nachricht zurück, dazu Dateien, Memory, Canvas und Automation-Objekte, und sie unterstützt programmatisches Löschen für Auskunfts- und Löschbegehren. Purview bringt zusätzlich einen ChatGPT-Enterprise-Konnektor mit: sobald der Konnektor-Scan gelaufen ist, greifen eDiscovery, Aufbewahrung, Communication Compliance und Insider Risk auf diese Interaktionen. DLP und Vertraulichkeitsbezeichnungen greifen nicht — so steht es in der Fähigkeitstabelle, und das ist eine echte Obergrenze.

• Relativity ist der Ort, an dem gesicherte Daten reviewfähig werden. RelativityOne deckt Ingestion, Processing, Review und Production ab. Seit der Ankündigung auf dem Relativity Fest im Oktober 2025 sind aiR for Review, aiR for Privilege und aiR for Case Strategy in RelativityOne enthalten statt als Add-ons verkauft — enthalten heißt aber nicht unbegrenzt. Der Verbrauch läuft gegen aiR Units mit einer Einheit pro Dokument, und sowohl das Kontingent als auch der Überschreitungspreis gibt es nur auf Angebot.

Benannte Übergaben

1. Auslösendes Ereignis → abgegrenzter Hold. Verfahren in Exterro eröffnet → Custodian-Liste gegen die Datenkarte aufgelöst → Purview-Holds auf Postfächer, OneDrive-Sites und Teams-Daten dieser Custodians gesetzt. Der Hold trifft eine aufgelöste Liste, nicht „alle im Vertrieb”.
2. Hold gesetzt → KI-Interaktionen erfasst. Eine Collection Policy in Purview erfasst Prompts und Antworten der Enterprise-KI-Apps; eine Retention Policy auf den Speicherort Enterprise AI apps hält sie fest. Ohne beides deckt der Hold das Postfach ab, aber nicht das, was der Custodian das Modell gefragt hat.
3. Custodian außerhalb des Tenants → Abruf über die Compliance API. ChatGPT-Enterprise-Konversationen werden per geplantem Abruf als JSON nach Purview, Relativity oder in einen Data Lake geschoben, damit der Nachweis unabhängig vom Aufbewahrungskalender von OpenAI existiert.
4. Umfang eingegrenzt → Collection. Purview-Suche und Review-Set → Export → Relativity-Ingestion. Die Aufbewahrung bleibt bestehen; die Collection ist ein separater, späterer, engerer Akt.
5. Hold aufgehoben → Löschung läuft wieder. Aufhebung in Exterro → Purview-Holds entfernt → die normale Aufbewahrung greift beim nächsten Durchlauf des Managed Folder Assistant, der wöchentlich läuft und ein Postfach zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb eines Fensters von 1 bis 7 Tagen abarbeitet. Die Aufhebung ist weder sofort noch risikofrei — eine zu frühe Aufhebung ist ein Spoliation-Problem.

Die 30-Tage-Uhr, die niemand einplant

Gelöschte ChatGPT-Konversationen werden innerhalb von 30 Tagen aus den Systemen von OpenAI entfernt, sofern OpenAI nicht rechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist. Dieser Satz ist das gesamte Argument für diesen Stack. Ein Custodian, der zwei Wochen nach Anordnung Ihres Holds einen Chat löscht, hat relevante Daten vernichtet, und keine Benachrichtigung, keine Bestätigung und keine Erinnerungskadenz hält das auf — die Löschung passiert auf der Infrastruktur des Anbieters, nach dem Kalender des Anbieters.

Der Schutz ist ein geplanter Compliance-API-Export, der vor dem Hold läuft, nicht danach. Behandeln Sie Prompt-Daten so, wie Sie Voicemail längst behandeln: gesichert durch einen Systemabruf, nie durch die Kooperation eines Custodians.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass fremde Rechtsstreitigkeiten Sie abdecken. Die Pflicht von OpenAI, Consumer-Output-Logs unter der Preservation Order der New York Times aufzubewahren, endete am 26. September 2025, die Aufhebungsanordnung erging am 9. Oktober 2025. Das Fenster ist zu. Daten, die nur wegen dieser Anordnung gesichert wurden, sind Daten, die Sie nicht kontrollieren.

Auf der Microsoft-Seite gibt es eine zweite Lücke, und sie fehlt in den meisten Runbooks: Purview-Retention-Policies und eDiscovery-Holds gelten nicht für Copilot-Memory-Einträge. Memory bleibt bestehen, bis ein Nutzer sie löscht oder ein Admin sie über eDiscovery oder die Graph API entfernt. Schutz: Schreiben Sie Memory als ausdrückliche Custodian-Anweisung in die Hold-Benachrichtigung und prüfen Sie sie über Graph, statt anzunehmen, der Hold habe sie erfasst.

Verlinkte Dateien: was Sie tatsächlich schulden

Hier versprechen In-house-Teams im ESI-Protokoll zu viel und können es dann nicht leisten. Die Rechtsprechung sagt nicht eine einzige Sache.

• Nichols v. Noom (S.D.N.Y., März 2021) entschied, dass verlinkte Dokumente keine Anhänge sind — ein Anhang ist notwendiger Teil der E-Mail, ein Link nicht — und lehnte eine pauschale Herausgabe verlinkter Dateien ab.
• In re StubHub Refund Litigation (N.D. Cal.) ging im April 2023 in die andere Richtung und ordnete die Herausgabe verlinkter Dokumente an, weil das ESI-Protokoll das so vorsah. Im Mai 2024 entband derselbe Richter StubHub dann nach einer 30(b)(6)-Vernehmung über das technisch Mögliche aus wichtigem Grund von dieser Klausel.
• In re Uber Technologies (N.D. Cal., April 2024) ordnete die Herausgabe der zeitgleichen Version von per Link versendeten Google-Drive-Dokumenten an, soweit dies automatisiert und skalierbar machbar ist. Eine Entscheidung vom März 2025 verneinte eine Pflicht dort, wo dies für Nicht-Drive-Links in großem Maßstab technisch nicht machbar war.

Und nun das Verhalten des Tools daneben: die Cloud-Attachment-Collection in Purview nimmt die aktuellste Version der verlinkten Datei ins Review-Set auf, die von der tatsächlich geteilten Version abweichen kann. Ein ESI-Protokoll, das zeitgleiche Versionen zusagt, ist ein Versprechen, das Ihr Collection-Tool standardmäßig nicht hält.

Schutz: Verhandeln Sie das Protokoll gegen das, was Sie belegen können, und setzen Sie die Sites früh auf Hold — der Versionsverlauf wird unter Hold in der Preservation Hold Library aufbewahrt, ein früher Hold ist also überhaupt erst die Voraussetzung dafür, eine zeitgleiche Version wiederherstellen zu können. Späte Holds machen aus einem Formulierungsproblem ein Spoliation-Problem.

Kostenrealität

Purview. Die Purview Suite kostet 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zusätzlich zu Microsoft 365 E3 oder Office 365 E3 mit EMS E3. Microsoft 365 E5 kostet 60 US-Dollar pro Nutzer und Monat und enthält dieselbe eDiscovery-Fähigkeit. Die Zahl, die Käufer überrascht, betrifft die Lizenzierung: Sie lizenzieren die Personen, deren Daten Sie festhalten, nicht die vier Personen im Rechtsteam. Bei 2.000 Beschäftigten sind das rund 288.000 US-Dollar pro Jahr als E3-Add-on und 0 US-Dollar zusätzlich, wenn das Unternehmen bereits auf E5 sitzt.

Der KI-Konnektor wird separat abgerechnet. Um ChatGPT-Enterprise-Interaktionen in Purview zu verwalten, muss Pay-as-you-go-Abrechnung gegen ein Azure-Abonnement aktiviert sein — Azure-Verbrauchsmessung, kalkuliert über die Azure-Preisfläche und nicht über die Preisliste pro Platz. Rechnen Sie das durch, bevor Sie den Konnektor einschalten.

Exterro. Nichts veröffentlicht, keine Preisliste. Käuferdaten Dritter setzen den Einstiegspunkt der eDiscovery-Suite bei rund 50.000 US-Dollar pro Jahr in einem Zehn-Nutzer-Szenario an, wobei sich die tatsächliche Rechnung eher am Datenvolumen als an den Plätzen bewegt. Kaufen Sie Legal Hold als eigene Position, getrennt von eDiscovery, Privacy und Forensik.

Relativity. Auf Angebot. Drittanbieter-Bandbreiten setzen Hosting bei 15-30 US-Dollar pro GB und Monat und Processing bei 25-75 US-Dollar pro GB an.

Für ein Unternehmen mit 2.000 Beschäftigten, das bereits auf E5 sitzt, 10-20 parallele Holds führt und 500 GB im aktiven Review hat, landen die jährlichen Zusatzkosten bei etwa 140.000-300.000 US-Dollar pro Jahr — Exterro plus Relativity-Hosting, vor dem Processing je Verfahren und vor der Review-Zeit externer Vertragsanwälte. Rechnen Sie rund 288.000 US-Dollar pro Jahr dazu, wenn Purview gekauft statt geerbt werden muss.

Übliche Varianten

• Relativity gegen Everlaw tauschen. Nehmen Sie das, wenn Review-Tempo und Reviewer-Erfahrung der Kritikpunkt sind und gemessene KI der Budgeteinwand ist — Everlaw hat generatives Review 2026 kostenfrei gestellt statt es pro Dokument zu bepreisen, das Gegenteil von Relativitys aiR-Unit-Modell. Was Sie aufgeben, ist der Standard der externen Kanzlei: laufen Ihre Kanzleien auf Relativity, landen die Daten ohnehin dort.

• Exterro streichen und nur mit Purview-Holds arbeiten. Nehmen Sie das, wenn Rechtsstreit episodisch ist, die Custodian-Zahl unter 50 bleibt und jedes Byte relevanter Daten in Microsoft 365 liegt. Was Sie verlieren, ist der custodian-seitige Nachweis — Benachrichtigungen, Bestätigungen, Eskalation, Aufhebung — und genau das ist der Nachweis, den ein Spoliation-Antrag angreift. Purview sichert Daten; es belegt nicht, dass Sie einen Prozess geführt haben.

• Relativity bei kleinen Verfahren gegen Logikcull tauschen. Nehmen Sie das, wenn das Verfahren unter 100 GB liegt und es keinen LSP-Partner gibt. Die Regel ist die Verfahrensgröße, nicht die Kanzleigröße.

• Einen forensischen Collection-Schritt für ausscheidende Custodians ergänzen. Nehmen Sie das, wenn der Custodian die Gegenseite ist — eine ausscheidende Führungskraft unter Untersuchung. In-Place-Aufbewahrung setzt kooperative Infrastruktur voraus; ein forensisch gesichertes Endgerät nicht.

Was dieser Stack NICHT ersetzt

• Die Entscheidung, wann die Pflicht entsteht. Software ordnet einen Hold an; der Jurist entscheidet, dass ein Rechtsstreit vernünftigerweise zu erwarten ist. Siehe Legal-Hold-Prozess für die Auslöseanalyse, gegen die diese Tools arbeiten.
• Eine Aufbewahrungsrichtlinie. Holds sind Ausnahmen von einem Aufbewahrungskalender. Ein Unternehmen ohne Kalender hat keine Basislinie zum Aussetzen, und jedes Verfahren wird zur Diskussion über tenantweite Aufbewahrung.
• Die Verhandlung des ESI-Protokolls. Die StubHub- und Uber-Linien zeigen, dass das Protokoll das Ergebnis stärker bestimmt als die Technik. Verhandeln Sie gegen das, was Sie belegen können.
• Custodian-Interviews. Kein Konnektor verrät Ihnen, dass der Custodian die Analyse in einem privaten ChatGPT-Konto auf einem Heimlaptop gefahren hat. Der Custodian-Fragebogen bleibt der Weg, verdeckte Datenquellen zu finden.
• Shadow-AI-Governance. ChatGPT Enterprise zu sichern sagt nichts über die 12 anderen KI-Tools, die Beschäftigte auf Spesen abgerechnet haben. Das ist ein Problem der KI-Richtlinie, vorgelagert zur Aufbewahrung.
• Die Privilegienprüfung. Prompt-Antwort-Paare mit juristischer Analyse sind eine neue Privilegienfläche, und kein Tool codiert sie für Sie. Siehe Privilegienprüfung.

Passungsregeln

Nutzen Sie diesen Stack, wenn:

• Microsoft 365 der Tenant ist und Enterprise-KI mit Admin-Kontrollen ausgerollt wurde. Beide Hälften zählen — ein ChatGPT-Rollout ohne Enterprise-Workspace hat keine Compliance API, aus der sich abrufen ließe.
• Sie dauerhafte Prozess- oder Regulierungsexposition haben, keinen gelegentlichen Streitfall. Aufbewahrungsprogramme rechtfertigen ihre Kosten über Wiederholung.
• Jemand die Konnektor-Konfiguration verantwortet. Eine Retention Policy auf den falschen Speicherort sichert stillschweigend nichts, und kein Dashboard meldet es.
• Ihre ESI-Protokolle bereits Hyperlink-Klauseln enthalten. Wenn die Gegenseite verlinkte Dokumente verlangt, ist die technische Lücke bereits real.

Nutzen Sie diesen Stack nicht, wenn:

• Rechtsstreit so selten ist, dass die externe Kanzlei die Aufbewahrung führt. Unter zwei bis drei Verfahren pro Jahr kauft das Geld besser Anwaltszeit.
• Der KI-Bestand ungesteuert ist. Aufbewahrung zu kaufen, bevor Sie wissen, welche KI-Tools Beschäftigte nutzen, erzeugt einen verteidigbaren Nachweis des falschen Datenbestands.
• Google Workspace der Tenant ist. Purview ist hier die tragende Schicht, und Google Vault ist eine andere Architektur mit anderen Grenzen — der Noom-Sachverhalt drehte sich gerade um das Verhalten von Vault.
• Niemand den Aufhebungsschritt fährt. Holds, die nie aufgehoben werden, sammeln sich an, bis jeder Custodian unter dauerhafter Aufbewahrung steht, die Review-Kosten kumulieren und das Programm im Unternehmen an Glaubwürdigkeit verliert.