Intake jurídico é o processo pelo qual uma solicitação de trabalho jurídico entra na fila da equipe jurídica — o formulário, a lógica de roteamento, a decisão de triagem e a atribuição a um revisor. Para um time in-house, o intake é a porta de entrada do departamento jurídico; para um escritório, é a porta de entrada do caso. Um intake ruim produz filas ruidosas, SLAs perdidos e a percepção de que o jurídico é um gargalo. Um bom intake faz o jurídico parecer um serviço disponível, previsível e fácil de acionar.
O que um bom intake captura
Três coisas, sempre:
- Identificação. Quem está solicitando, qual unidade de negócio, qual é o contato para acompanhamento.
- Categorização. Que tipo de solicitação — revisão de contrato, questão de assessoria, matéria trabalhista, questão regulatória, registro de PI. Direciona o roteamento.
- Contexto. Qual é o negócio, qual é a urgência, qual é o risco, qual valor monetário está envolvido. Direciona a priorização e o nível de triagem.
Para intake de revisão de contrato especificamente, também: a contraparte, o tipo de contrato e quaisquer templates ou NDAs aplicáveis já vigentes.
O formulário de intake
O formulário é o artefato mais importante do Legal Ops. Ele codifica o SOP de revisão de contrato, a lógica de triagem e as expectativas de SLA no momento da solicitação. Um formulário de intake in-house funcional tem 8-15 campos, leva o solicitante menos de 90 segundos para preencher e roteia automaticamente para o revisor certo.
Seções comuns do formulário:
- Sobre a solicitação. Tipo, urgência, unidade de negócio, responsável.
- Sobre o negócio. Contraparte, valor monetário, prazo, contratos relacionados.
- Sobre os documentos. Arquivos anexados, link para a sala de negociação, versões anteriores.
- Aprovação necessária até. Data específica ou evento de negócio.
Lógica de roteamento do intake
A árvore de decisão de roteamento mapeia as respostas do formulário para atribuições de revisores. Um conjunto de regras de roteamento funcional cobre:
- Tipo de contrato → nível do revisor. NDA/MSA padrão → aprovação automática ou paralegal; MSA de fornecedor → advogado interno; parceria/estratégico → interno sênior + revisão do GC.
- Limite monetário → matriz de aprovação. Acima de $X requer aprovação do VP; acima de $Y requer aprovação do GC.
- Urgência → SLA. Solicitações padrão recebem 2 dias úteis; solicitações urgentes marcadas recebem no mesmo dia; solicitações de “emergência” acionam notificação imediata.
- Nível de risco da contraparte → due diligence. Contrapartes conhecidas de baixo risco ignoram a due diligence de fornecedor; contrapartes desconhecidas ou de alto risco acionam due diligence completa.
Como operacionalizar
- Um portal de intake, um formulário. A disciplina de canal importa. Se solicitações chegam por e-mail, Slack, Teams, conversas de corredor e pelo portal em paralelo, a fila é ingerenciável. Direcione tudo para um único portal.
- Formulário vive no CLM. Ironclad e Agiloft têm construtores de formulários de intake integrados com workflows de contrato downstream. Construir o formulário em uma ferramenta separada cria perda na passagem de dados.
- Classificação automática com IA. Quando o solicitante seleciona o tipo de contrato ou nível de risco do fornecedor errado, o Claude reclassifica na submissão e corrige o roteamento. Reduz erros de roteamento em 40-60%.
- Self-service quando possível. Uma fração surpreendente de “questões jurídicas” é respondida ao direcionar o solicitante para um template existente, um artigo da base de conhecimento ou uma posição já decidida. Construa o intake para trazer essas respostas à tona antes de enfileirar o tempo do jurídico.
- Publicar o SLA. Quando o intake confirma “sua revisão de NDA padrão estará pronta em 24 horas,” o solicitante relaxa e o volume de e-mails do GC cai.
Armadilhas comuns
- Formulário muito longo. Cada campo adicional reduz a taxa de submissão. 15 campos é o máximo prático; 8 é melhor.
- SLA não exibido. Os solicitantes ficam atrás do status quando não sabem quando esperar uma resposta.
- Sem visibilidade de status. Após a submissão, o solicitante não consegue ver onde está a solicitação. Construa o status no portal.
- Múltiplos formulários de intake para solicitações semelhantes. “Revisão de contrato” e “revisão de acordo com fornecedor” devem ser um único formulário com lógica condicional, não dois caminhos separados.
- Formulário de intake tratado como estático. O formulário codifica o SOP; ambos devem evoluir juntos. Audite o formulário trimestralmente em relação aos padrões reais de solicitação.
Relacionados
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